Wat is een slapende VvE?
Een slapende VvE bestaat wel op papier (via de splitsingsakte) maar doet niets: er wordt niet vergaderd, niet gespaard voor onderhoud en vaak staat de VvE niet eens ingeschreven bij de KvK. Het komt veel voor bij kleine gebouwen met twee tot zes eigenaren die elkaar gewoon in het trappenhuis spreken.
Zolang er niets kapotgaat en niemand verhuist, merk je er weinig van. Het gaat knellen op drie momenten: bij schade (wie betaalt het dak?), bij verkoop (de notaris en de koper vragen om VvE-stukken die er niet zijn) en bij een conflict tussen eigenaren (er is geen structuur om op terug te vallen).
Is een VvE verplicht om actief te zijn?
Ja. Ook een kleine VvE moet ingeschreven staan bij de KvK, een reservefonds hebben en er jaarlijks voor sparen, en volgens het eigen splitsingsreglement minstens één keer per jaar vergaderen. Een VvE laten slapen is dus niet alleen onhandig, het is in strijd met de regels waar alle eigenaren aan gebonden zijn.
Stappenplan: van slapend naar op orde
- Zoek de splitsingsakte op. Elke eigenaar heeft die bij de koop ontvangen; anders is hij op te vragen bij het Kadaster. Hierin staat hoe de kosten verdeeld zijn en hoe vergaderen werkt.
- Plan een eerste vergadering met alle eigenaren.Rond de keukentafel is prima. Kies een voorzitter, spreek af wie de administratie doet en leg de afspraken vast in notulen. Zie ook de VvE-vergadering organiseren.
- Schrijf de VvE in bij de KvK. Dat is verplicht en nodig voor een bankrekening. Inschrijven kan met de splitsingsakte en de notulen van de vergadering.
- Open een bankrekening op naam van de VvE.Gezamenlijk geld hoort niet op een privérekening: dat geeft gedoe bij verkoop en risico bij onenigheid.
- Controleer de opstalverzekering. Het gebouw moet als geheel verzekerd zijn, op naam van de VvE. Losse verzekeringen per appartement dekken gezamenlijke schade vaak niet goed.
- Start het reservefonds en stel de bijdrage vast.Minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar; hoe dat werkt lees je in is een reservefonds verplicht voor je VvE. Vanaf dan betaalt iedere eigenaar een vaste maandbijdrage.
Hoeveel werk is dit eigenlijk?
De eerste keer op orde brengen is een paar avonden werk plus een gang naar de KvK en de bank. Daarna is het bijhouden beperkt: één vergadering per jaar, de bijdrage innen, een simpele jaarrekening en het reservefonds laten groeien. Veel kleine VvE's doen dat prima zelf, eventueel met software die de administratie en de vergaderstukken structureert. Groeit het boven de hoofden, dan kun je het beheer alsnog uitbesteden; wat dat kost lees je in wat kost VvE-beheer.