Hoe organiseer je een VvE-vergadering?
Elke VvE moet minstens één keer per jaar vergaderen. Je nodigt alle eigenaren schriftelijk uit, met agenda. Doe dat binnen de termijn uit je splitsingsakte, meestal acht tot vijftien dagen vooraf. Op de vergadering stellen jullie de jaarrekening, de begroting en de bijdrage vast. De besluiten leg je vast in notulen.
De vergadering is de baas in de VvE. Niet het bestuur, niet de beheerder, maar alle eigenaren samen. Grote uitgaven, de hoogte van de bijdrage, een nieuwe beheerder: het geldt pas als de vergadering erover heeft gestemd. Daarom moet de organisatie kloppen.
Wat staat er minimaal op de agenda?
- De jaarrekening vaststellen, met het verslag van de kascommissie (twee eigenaren die de cijfers hebben gecontroleerd).
- De begroting en de bijdrage voor het komende jaar. Wat een redelijke bijdrage is lees je in wat is een normale VvE-bijdrage.
- Onderhoud. De stand van het reservefonds en de planning uit het meerjarenonderhoudsplan.
- Het bestuur. Benoemen of herbenoemen, en decharge verlenen voor het gevoerde beleid.
Uitnodigen: termijn en stukken
De oproep moet op papier of per mail, en op tijd. Hoe ver vooraf staat in jullie reglement, meestal tussen de acht en vijftien dagen. Stuur de agenda mee, plus de stukken waarover gestemd wordt: de jaarrekening, de begroting en eventuele offertes. Wie de stukken pas in de zaal ziet, stemt vaak tegen.
Quorum: mogen jullie besluiten nemen?
In veel oudere reglementen geldt een quorum: een minimum aantal stemmen dat in de zaal moet zijn, vaak de helft. Een volmacht telt daarbij mee. Haal je het quorum niet, dan mag er niet worden besloten. Er moet dan een tweede vergadering komen, en die mag altijd besluiten. In het modelreglement van 2006 is het quorum juist geschrapt. Check dus je eigen splitsingsakte. En vraag eigenaren die niet kunnen komen altijd om een volmacht: dat voorkomt een tweede avond.
Stemmen en besluiten vastleggen
De meeste besluiten vallen met een gewone meerderheid van de stemmen. Hoeveel stemmen elk appartement heeft, staat in de splitsingsakte. Voor grote uitgaven of nieuwe regels eist het reglement vaak een grotere meerderheid. Leg elk besluit vast in de notulen en stuur die na afloop naar alle eigenaren. Dat is geen papierwerk voor de vorm: bij een verkoop, een lening of een ruzie zijn de notulen het bewijs van wat er is afgesproken.
Met drie eigenaren aan de keukentafel?
Prima. De wet zegt niets over de plek, dus een kleine VvE vergadert gewoon bij iemand thuis. Het kan zelfs zonder bij elkaar te komen: als álle eigenaren schriftelijk en unaniem met een voorstel instemmen, is dat ook een geldig besluit. Waar het om gaat is dat de uitnodiging, de stemming en de notulen kloppen. Is er bij jullie al jaren niet vergaderd, begin dan bij een slapende VvE activeren.
Het papierwerk is voor veel kleine VvE's de reden om de vergadering uit te stellen, en uitstel wordt afstel. In Stipt zit de hele vergadering ingebouwd. Je kondigt aan met agenda, regelt volmachten, laat eigenaren digitaal stemmen (wie er niet bij was, kan binnen een afgesproken venster na de vergadering nog stemmen) en elk besluit belandt vanzelf in het besluitenregister. Zo is de jaarvergadering een uurtje werk in plaats van een project.